Yritysten vastuullisuusohjelmat ja uudistuva postilaki vauhdittavat sähköisten välitys- ja maksukanavien käyttöönottoa

Kannettavan postin määrä on jo pidempään vähentynyt huomattavasti, sillä esimerkiksi laskutuksen rutiineja on kannattavaa digitalisoida. Myös lainsäätäjä säädöksin, ja julkinen sektori yleisesti suurena hankinta- ja palveluyksikkönä, vauhdittavat siirtymistä sähköiseen laskutukseen. Kuluttajille on myös tarjolla useita vaihtoehtoisia välityskanavia vastaanottaa laskuja arjen helpottamiseksi. Yhä digitalisoituvan yhteiskunnan tuomien muutosten vuoksi myös postilakia päivitetään valtiosihteerityöryhmän esityksen perusteella.

Kirjejakelun digitalisoitumisen trendi jatkuu

2010-luvulla kiihtynyt kirjejakelun jyrkkä laskutrendi ja digitalisaation vaikutukset näkyvät vahvasti. Yhä laskevaan trendiin omalta osaltaan vaikuttaa se, että niin yrityksille kuin viranomaisille sähköisen laskutuksen tarjoamat edut ovat usein kiistattomia. Yritykset haluavat olla paitsi kustannustehokkaita, myös toimia vastuullisesti.

Otetaan esimerkiksi Yritysten digitalous -hanke, jossa verkkolaskutuksen hyödyntämistä yritysten välisessä laskutuksessa on tarkasteltu sekä yritysten välisten verkkolaskujen levinneisyyden että yritysten kyvykkyyden kautta. Tulosten mukaan kaikilla suurilla yrityksillä on verkkolaskutus käytössä, ja koko Suomen yrityskantaa tarkastellessa noin 50–60 % hyödyntää verkkolaskutusta omassa liiketoiminnassaan.

Myös valtio ja julkinen hallinto ovat samaan aikaan tukeneet siirtymää sähköiseen laskutukseen ja asiointiin muun muassa verkkolaskulain sekä viranomaispalvelujen digitalisoimisen avulla. Hallitusohjelman tavoitteena on saattaa julkiset palvelut kansalaisten ja yritysten saataville digitaalisina vuoteen 2023 mennessä, johon myös aiemmin mainittu Yritysten digitalous -hanke linkittyy. EU ja sitä kautta liikenne- ja viestintäministeriö tukevat  ”Digikompassi” -hankkeessa sekä yritysten että kuluttajien digiosaamisen kehittämistä.

Kirjejakeluun vaikuttaa sähköisten välitys- ja maksukanavien kehittyminen

Kun yritysten ja kansalaisten asiointi jatkaa sähköistymistään, myös markkinalla tarjolla olevat sähköiset laskutus-, maksu- ja dokumenttikanavat vievät tilaa perinteiseltä kirjepostilta. Muutokseen on kirjejakelun osalta pyritty vastaamaan sekä postinjakelun rytmittämisellä että lainsäädännöllisin toimin. Kehitys noudattelee yleistä Pohjoismaista mallia ja esimerkiksi taajama-alueilla sallitaan jo nyt kolmipäiväinen jakelu, jos siellä on tarjolla sanomalehtien varhaisjakeluverkko.

Sekä demografisesta että kuluttajakäyttäytymisen muutoksesta kertoo esimerkiksi se, että kotitalouksiin toimitetaan yleispalvelukirjeitä TrafiComin postimarkkinaselvityksen mukaan vain noin 4 % kaikista Postin jakamista lähetyksistä. Lisäksi eri tutkimusten mukaan enemmistö suomalaisista kuluttajista käyttää sähköisiä palveluja sujuvasti. Kirjemäärän lasku onkin nopeimpia Euroopassa: suomalaiseen kotitalouteen saapuu postimerkillä varustettu kirje keskimäärin joka kolmas viikko.

Uudistuvan postilain myötä pyritään turvaamaan juuri yleispalvelun piiriin kuuluvan postin ja sanomalehtien jakelu koko maassa. Valtioneuvosto asetti Valtiosihteerityöryhmän selvittämään postipalvelujen järjestämistä ja työryhmän selvitys julkaistiin jo vuonna 2020 suosituksineen. Työryhmän esitykseen pohjautuvan lain on määrä tulla voimaan 2023 alusta. Yritysten toimittamien laskujen ja muiden kaupallisesti jaeltavien dokumenttien osalta kehitys näkyy nopeammin muun muassa kevennetyissä jakelupäivissä, jossa nykyinen kevennetty perjantai muuttuu kevennetyksi torstaiksi 1. huhtikuuta 2022 lähtien. Kevennettyjen päivien lajittelu ja jakelu pyritään hoitamaan Postin mukaan edellisenä arkipäivänä.

Muuttuva toimintaympäristö edellyttää ajantasaista tietoa

Toimintaympäristön muuttuessa laskujen ja muiden dokumenttien välitys edellyttää laajaa ja ajantasaista tietoa asiakaslähtöisistä vastaanottokanavista, lainsäätäjän asettamista edellytyksistä sekä erilaisista yksityisen ja julkisen sektorin yhteishankkeista digitalisaation vauhdittamiseksi taloushallinnon palveluissa. Ulkoistetut saatavien hallinnan palvelut ja laskunvälitys tarjoavat parhaimmillaan ennakoitavuutta, jossa toimintaympäristön muutokset otetaan huomioon laajasti.

Juuri ennakoitavuus ja asiakaslähtöisten ratkaisujen tarjoaminen arjen sujuvuuden helpottamiseksi avaavat mahdollisuuksia vastuulliselle saatavien hallinnalle, sillä optimoitu ja ennustettava rahankierto on tae yrityksen maksuvalmiudelle - sähköisen laskutuksen puolesta kannattaa kampanjoida.

Kati Velling
Tuotepäällikkö
Intrum Oy

Me Intrumilla olemme keskittyneet kestäviin ja kustannustehokkaisiin välityskanaviin, ja laskunvälityspalvelumme on osa kokonaisvaltaista maksamisen asiakaskokemusta. Kehitämme sekä asiakkaidemme puolesta lähetettävien, että omien aineistojen välityksessä jatkuvasti parhaita käytäntöjä, jotka palvelevat mahdollisimman hyvin vastaanottajia. 

Lue myös aiempi blogini aiheesta: Sähköisellä laskutuksella parempi asiakaskokemus?