Ennakointi ulkomaan arvonlisäveroasioissa kannattaa

Euroopan unionin alv-direktiivi edellyttää EU-maiden harmonisoivan arvonlisäveroa koskevan lainsäädäntönsä. Toisaalta jokaisella jäsenvaltiolla on paikallinen maakohtainen arvonlisäverolakinsa, joiden laadinnassa on pyritty noudattamaan direktiivien asettamia vaatimuksia. Käytännössä EU-maiden välillä on kuitenkin eroa siinä, kuinka kattavasti kukin maa on yksittäisten lainkohtien kanssa tässä onnistunut. Järjestelmien erot luovat yrityksille haasteita, sillä yritykset harvoin tuntevat kaikkien jäsenvaltioiden lainsäädäntöä.

Suomen verottaja on julkaissut verkkosivuillaan kattavia ohjeita liittyen arvonlisäverotukseen ja raportointiin. Tärkeimmät ohjeet ovat myös englanniksi, mikä helpottaa ulkomaisten yritysten toimintaa Suomessa. Ulkomaiset verottajat eivät kuitenkaan aina ole näin huomaavaisia –  mikäli ohjeita on julkaistu, ne saattavat olla hyvin suppeita ja vain paikallisella kielellä.

Milloin yritys on ulkomailla arvonlisäverovelvollinen?

Yrityksen toimialasta, sen ulkomailla harjoittamasta toiminnasta ja paikallisen verottajan tulkinnasta riippuu, milloin velvoite rekisteröityä alv-velvolliseksi muodostuu. Sen vuoksi asiasta ei voi laatia kategorista listaa, mutta velvoite rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi voi tyypillisesti muodostua harjoitettaessa kohdemaassa esimerkiksi jotain seuraavista:

• ulkomailla sijaitsevien tavaroiden myynti
• tavaran myynti asennettuna kohdemaassa
• ulkomaille perustettu tavaravarasto
• kiinteän toimipaikan muodostuminen
• rakennukseen, maa- tai vesialueeseen kohdistuvat työsuoritukset
• tavaran tuonti EU:n ulkopuolelta
• tavaran vienti EU:n ulkopuolelle
• yhteisömyynnit tai yhteisöhankinnat ulkomailla.

Mitä kannattaa huomioida arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröitymisessä ja alv-raportoinnissa?

Mikäli rekisteröintivelvoite syntyy, on syytä huomioida kunkin maan erityispiirteet hakemuksen ja käsittelyaikojen suhteen. Useimpiin maihin rekisteröintihakemus tulee edelleen tehdä paperilomakkeella, ja hakemukseen vaadittavat liitteet vaihtelevat maittain. Nopeimmillaan alv-tunnisteen voi saada muutamassa päivässä, mutta tunnistetta voi joutua odottamaan maasta riippuen useita kuukausiakin.

Useimmiten alv-raportointiaikataulu määritellään kalenterivuoden aikana muodostuvan liikevaihdon perusteella. Ilmoitusjakso voi olla joko kuukausi, kvartaali, puolivuosi tai kalenterivuosi. Lisäksi joissakin maissa kuten Saksassa tulee antaa kuukausi- tai kvartaali-ilmoitusten lisäksi erillinen vuosi-ilmoitus. Toiminnan luonteesta riippuen arvonlisäveroilmoituksiin liittyvät ilmoitukset kuten yhteenvetoilmoitukset tai Intrastat-ilmoitukset voidaan myös joutua raportoimaan kohdemaahan.

Myynti- ja ostolaskujen ajallinen kohdistaminen sekä raportointi voivat myös aiheuttaa päänvaivaa. Esimerkiksi ennakkolaskujen raportointiajankohdan määräytymisen kriteerit voivat vaihdella maasta toiseen. Tyypillinen raportointityössä heräävä kysymys on, voidaanko aiemmille ilmoitusjaksoille päivättyjen laskujen arvonlisäveroa vähentää jälkikäteen. Osto- tai matkalaskujen käsittelyprosessi saattaa kestää ja kyseisen kauden ilmoitus on jo jouduttu jättämään. Joissain maissa on tällöin tarpeen laatia korjausilmoitus, kun taas toisissa on esimerkiksi mahdollista liittää laskut kalenterivuodelta annettavaan vuosi-ilmoitukseen tai vähentää laskujen sisältämä arvonlisävero tulevilla ilmoituksilla, kunhan se tapahtuu tilikauden sisällä.

Miten arvonlisäveroasiat ulkomailla voi hoitaa ennakoivasti?

Yhteenvetona voidaan todeta, että yrityksillä on ulkomaan arvonlisäveroasioissa mahdollisuus toimia joko proaktiivisesti tai vain reagoimalla tilanteen kehittymiseen seuraavasti.

Ennakoivasti toimiva yritys

• selvittää ulkomailta tavaroita tai palveluja ostaessaan jo neuvotteluvaiheessa tai viimeistään laskua vastaanottaessa oikean arvonlisäverokohtelun
• arvioi jo tarjousvaiheessa mahdollisten arvonlisäverovelvoitteiden selvitystyön ja alv-rekisteröinnin kustannukset
• selvittää arvonlisäverovelvoitteet ja aloittaa mahdollisen alv-rekisteröintiprosessin niin varhaisessa vaiheessa kuin mahdollista
• hankkii tietoa luotettavista lähteistä ja järjestää henkilöstölle tarpeen mukaan alv-koulutusta.

Reaktiivisesti toimiva yritys

• hakee ulkomaisen arvonlisäveron palautusta tietämättä, onko vero palautuskelpoinen ja/tai oikein veloitettu
• myy ulkomaan projektin ja selvittää arvonlisäverovelvoitteita vasta, kun ulkomaan toiminta on jo aloitettu tai projekti ulkomailla on jo päättynyt
• hoitaa mahdollisen ulkomaisen alv-rekisteröinnin ja alv-raportoinnin ilman huolellista perehtymistä aiheeseen
• soveltaa saamaansa tietoa liian laajasti (Suomen verottajan ohjeita muihin EU-maihin tai EU-säädöksiä EU:n ulkopuolisiin maihin).

Ulkomaankauppaa aloittavan tai jo aloittaneen yrityksen on suotavaa valita ensimmäinen eli ennakoiva toimintatapa. Näin pienennetään riskiä saada kohdemaan verottajan määräämiä sanktioita virheellisestä tai myöhässä tehdystä raportoinnista. Mahdolliset ratkaisut tulisikin tehdä liiketoiminta edellä – kuitenkin muistaen, tuntien ja huomioiden kansainväliseen kauppaan liittyvät arvonlisäverokysymykset.

Eri maiden arvonlisäverokäytäntöjen labyrintissa lainmukaisen menettelyn voi parhaiten varmistaa kääntymällä ammattilaisen puoleen. Luotettava kumppani arvonlisäveroasioissa säästää sekä kustannuksia että aikaa.

Pauli Rahikainen
Senior VAT Advisor

Intrum Arvonlisäveropalvelut on erikoistunut kansainväliseen ja kotimaiseen arvonlisäverokonsultointiin sekä ulkomaan alv:n takaisinhakuun jo 30 vuoden ajan. Tarjoamme konsultointia sekä kotimaisissa että kansainvälisissä alv-kysymyksissä ja järjestämme arvonlisäverotukseen liittyviä koulutuksia myös räätälöitynä. Lisätietoa löydät täältä.