16.08.2023
Vinkkejä yrityksen rahankierron seurantaan
Viimeaikaiset sodan ja inflaation aiheuttamat markkinamuutokset ovat tehneet monen yrityksen olon tukalaksi. Hankintapuolella on epävarmuustekijöitä, jotka haastavat palveluiden ja tuotteiden tuottamista. Toisaalta ostajien osto- ja maksukyvyn heikentyminen voi pahimmillaan luoda merkittävänkin riskin yrityksen liikevaihtoon ja rahankiertoon. Miten tilanne voi vaikuttaa yritysten toimintaan ja miten rahankiertoa voisi tehostaa?
Skenaario: Asiakkaiden heikentynyt maksukyky näkyy jo omankin yrityksen toiminnassa. Maksuja saataviin ei kuulu, mikä vastaavasti heikentää oman yrityksen maksukykyä. Heijasteet voivat näkyä niin sisäisille sidosryhmille palkanmaksu- tai investointihaasteina kuin ulkoisillekin sidosryhmille maksuviiveinä ja mainehaittana.
Rahankierrosta on tärkeää pitää huolta aina, mutta sen olennaisuus toki korostuu tällaisina haastavina aikoina. Haluankin antaa muutamia vinkkejä rahankierron tehostamiseen ja seurantaan, joita suurinta osaa hyödynnän työroolissani myös itse:
1. Asiakasvalinta: Myy asiakkaalle, jonka luottokelpoisuus on kunnossa
Kaikille ei kannata myydä. Asiakkaiden maksukyky kannattaa ehdottomasti tarkastaa sekä ennen sopimuksen tekoa että sopimuskauden aikana. Tähän oivia työkaluja ovat erilaiset asiakas- ja luottotietorekisterit. Itse seuraan työssäni asiakkaidemme luottokelpoisuutta eli laskulla myymisen kelpoisuutta kuukausittain, jonka lisäksi saan luottoluokituksessa tapahtuvista muutoksista sekä perinnän pitkittymisistä myös automaattisen sähköpostin. Mikäli asiakkaalla on heikko luokitus, tutkin maksukäyttäytymistä juuri meidän saatavien suhteen myyntireskontrastamme. Hyödynnettävässä datassa kannattaakin huomioida niin asiakkaan yleinen maksukäyttäytymistieto julkisista rekistereistä kuin omassa reskontrassa tapahtuva maksukäytös. Mikäli asiakkaan maksukäyttäytyminen luo liian suuren luottotappioriskin – tai se on jo toteutunut, on pohdittava sopimussuhteen purku- / irtisanomisprosessin aloittamista.
2. Sopimus: Mieti, myytkö luotolla ja määrittele maksuehdot
Sopimusvaiheessa on hyvä pohtia, kannattaako asiakkuudelle myydä käteisellä, vakuudella vai puhtaasti luotolla. Tässä auttavat yllämainitsemani luottotiedot. Luottolimiitin asettamista voi myös harkita, etenkin jos kyseessä on toistuvaa kauppaa ja suuria pääomia. Lisäksi kannattaa pohtia maksuehtoja. Maksuehtojen kanssa haluan kuitenkin peräänkuuluttaa vastuullisuutta – itselle ostajana vaaditut mahdollisimman pitkät maksuehdot ja omille asiakkaille tarjotut mahdollisimman lyhyet maksuehdot eivät ole vastuullista kaupankäyntiä.
3. Laskutusprosessi: Laskuta tehokkaasti
The sooner the better. Jos pitää huolta laskutuksen ajantasaisuudesta, oikeellisuudesta ja selkeydestä, ollaan jo pitkällä yrityksen rahankierron tehokkuuttakin ajatellen. Näin vältetään laskujen sisältöön liittyvät ylimääräiset kyselyt ja reklamaatiot. Kyselyitä ja reklamaatioita varten asiakaspalveluprosessien on kuitenkin hyvä olla kunnossa. Lisäksi on hyvä miettiä tarjottuja laskujen jakelukanavia. Paperikirje on perillä muutamassa arkipäivässä, sähköinen puolestaan heti. Intrumin datassa jakelukanavina e-lasku ja verkkolasku erottautuvat ehdottomasti edukseen rahankierron näkökulmasta.
Laskutusvaiheessa voi myös miettiä vaatiiko oma kassatilanne esimerkiksi laskurahoitusta. Laskurahoituksella myyntisaataviin sitoutuneet pääomat saadaan tarvittaessa nopeammin käyttöön.
4. Saatavien valvonta: Pidä reskontra ajan tasalla ja muistuta saatavista aktiivisesti
Tilannekuvaa omasta kassasta ei voi olla, mikäli reskontra ei ole ajan tasalla. Suoritukset kannattaa siis kirjata päivittäin. Kun suoritukset kirjaa joka päivä, voi muistutus- ja perintätoimenpiteet tehdä myös niitä vaativille saataville jopa päivittäin. Maksumuistutusten ja perintäänsiirtojen syklit kannattaakin miettiä järkeviksi – mitä hitaammin avoimista saatavista muistutetaan, sitä hitaammin raha kassaan kiertää.
Aktiivinen muistuttaminen koetaan usein jotenkin epämiellyttävänä toimenpiteenä, mutta on tärkeä muistaa, että yrityksesi on oikeutettu saamaan maksun myymästänne palvelusta tai tuotteesta sovituin maksuehdoin. On myös maksajan etu, että maksamattomat saatavat eivät unohdu tai jää pinoon makaamaan. Viivästyneistä saatavista kannattaa myös vaatia viivästyskulu ja -korko korvaamaan pitkittynyttä maksuaikaa.
Erääntyneitä saatavia on myös mahdollista myydä. Saatavien myynti on yksi vaihtoehto lisää, joka parantaa kassavirtaa sekä ennen kaikkea sen ennustettavuutta.
Yleisesti ottaen, jos talouden seurannan prosessit ovat kunnossa ja niitä seurataan jatkuvasti, on suurenkin asiakasmäärän hallinta mahdollista kohtuullisen ajankäytön raameissa. Määritelty luottopolitiikka, toimivat prosessit, prosesseja tukevat järjestelmät sekä osaava henkilökunta ovat tässä avainasemassa.
Anna Johnson-Ferguson
Osastopäällikkö, lasku- ja reskontrapalvelut
Yritysvastuupäällikkö
Intrum Oy