LOAS tehosti saatavien hallintaa Intrumin muistutus- ja perintäpalveluilla

LOASille muistutus- ja perintätoimien ulkoistamisessa tärkeintä oli saada erääntyneiden saatavien käsittelyyn selkeä ja johdonmukainen prosessi, jossa asukkaita kohdellaan tasapuolisesti. 

– Meille on tärkeää, että asiat hoidetaan asiantuntevasti, hyvien perintätapojen mukaisesti ja asukkaan näkökulmasta ymmärrettävästi. Lisäksi tehokkaan muistutus- ja perintäprosessin myötä haluamme varmistaa, että maksuvaikeuksien ilmetessä asioihin puututaan ripeästi, jolloin voidaan ennaltaehkäistä asukkaiden maksuongelmien kasautuminen ja ylivelkaantuminen, LOASin talouspäällikkö Päivi Kortelainen kertoo.

Muistutus- ja perintätoimien ulkoistaminen Intrumille on vapauttanut LOASin henkilöstön työaikaa ydintoimintaan. Samalla LOASilla haluttiin kuitenkin säilyttää hyvä näkyvyys toimeksiantojen etenemiseen. 

– Yhteistyö Intrumin kanssa on vastannut tähän tarpeeseen hyvin. Henkilöstömme osallistuu prosessiin edelleen aktiivisesti, mutta voi nyt keskittyä aiempaa enemmän asumisneuvontaan, johon kuuluu myös maksuvaikeuksissa olevien asukkaiden neuvonta ja ohjaaminen, Kortelainen jatkaa.

Miksi LOAS valitsi Intrumin muistutus- ja perintäpalvelut?

LOAS valitsi palvelukokonaisuuden, jossa erääntynyt lasku siirtyy Intrumin hoidettavaksi ja Intrum vastaa muistutus- ja perintätoimista tarvittaessa haastehakemukseen saakka. Ratkaisu teki vastuunjaosta selkeän: Intrum hoitaa sovitut toimenpiteet, ja LOAS voi seurata asioiden etenemistä, toimittaa tarvittavia lisätietoja Intrumille sekä keskittyä asukasneuvontaan. 

– Käytännössä valintaan vaikuttivat palvelukokonaisuuden sopivuus tarpeisiimme, käytyjen keskustelujen perusteella saatu käsitys Intrumin toimintaperiaatteista ja asiantuntemuksesta sekä Intrumin tunnettuus alalla. Meille on ehdottoman tärkeää, että asukkaamme voivat luottaa tahoon, jonka kanssa asioivat, Kortelainen painottaa.

LOAS oli kuullut Intrumista myönteisiä kokemuksia jo ennen yhteistyön aloittamista. Palvelukokonaisuuden valinnassa painoivat myös Intrumin hyvä maine sekä se, että asukkaiden olisi helppo hoitaa erääntyneisiin laskuihin liittyviä asioita Intrumin kanssa.

Muistutus- ja perintäpalvelujen käyttöönotto suunniteltiin huolellisesti

Yhteistyön käynnistämistä valmisteltiin yhdessä käymällä läpi LOASin asiakaskuntaa, saatavien tyypillisiä määriä ja prosessin eri vaiheita. LOASilta käyttöönotosta vastasi talouspäällikkö Päivi Kortelainen, ja Intrumilta suunnitteluun osallistuivat muistutus- ja perintätoimista vastaavat asiantuntijat.

– Käyttöönoton suunnittelu eteni sujuvasti, ja saimme selkeät vastaukset kaikkiin mieltä askarruttaneisiin kysymyksiin. Prosessi lähti toimimaan sovitusti heti ensimmäisistä erääntyneistä laskuista lähtien. Käyttöönotossa rakennettu palvelumalli on osoittautunut toimivaksi, eikä siihen ole tarvinnut tehdä suuria muutoksia yhteistyön aikana. Prosessin yksityiskohtia ja toimintatapoja on täsmennetty yhteisissä palavereissa tarpeen mukaan. Näiden kokemusten perusteella olemme olleet tyytyväisiä sekä palveluun että yhteistyöhön,  Kortelainen kertoo.

Ennen toimintojen siirtämistä LOAS tiedotti asukkailleen uudesta toimintatavasta. Alkuvaiheessa osalla asukkaista oli epävarmuutta siitä, tuliko erääntyneitä laskuja koskevissa asioissa ottaa yhteyttä LOASiin vai Intrumiin. Käytäntö selkiytyi kuitenkin nopeasti: kun lasku on siirtynyt Intrumille, myös sitä koskevat yhteydenotot ja maksut hoidetaan Intrumin kanssa.

– Vastaavaa ratkaisua harkitsevan organisaation kannattaa suunnitella huolellisesti, mitkä palvelut siirretään kumppanille ja miten eri osapuolten roolit ja rajapinnat määritellään. Yhtä tärkeää on tiedottaa asiakkaille muutoksesta hyvissä ajoin, jotta he ymmärtävät muistutus- tai perintäkirjeen saatuaan, mistä on kyse ja miten asia hoidetaan turvallisesti, Kortelainen painottaa.

Saatavien ja perintätapausten seuranta on helppoa Intrum Web -verkkopalvelussa

LOAS seuraa saatavien ja toimeksiantojen etenemistä Intrumin verkkopalvelussa, josta voi seurata saatavien tilannetta sekä hoitaa päivittäiseen yhteistyöhön liittyviä asioita.  

– Intrum Web on meille hyvä työkalu saatavien ja toimeksiantojen tilanteen seuraamiseen. Sen kautta voimme tarkistaa, missä vaiheessa yksittäinen asia on, sekä keskustella Intrumin kanssa, jos toimeksiantoa täytyy täydentää tai jokin tilanne vaatii lisäselvitystä. Tämä helpottaa arjen yhteistyötä ja pitää tarvittavat tiedot helposti saatavilla.

Yksittäisten toimeksiantojen lisäksi LOAS seuraa verkkopalvelusta saatavia raportteja ja arvioi, miten muistutus- ja perintäprosessi toimii kokonaisuutena. 

– Näemme tilastoista, miten saatavat kertyvät ja missä vaiheessa maksut tyypillisesti hoidetaan. Samalla pidemmän aikavälin seuranta auttaa meitä tunnistamaan mahdollisia muutoksia asukkaidemme maksukäyttäytymisessä ja arvioimaan, onko muistutus- tai perintätoimien tarve muuttunut. Näin tieto palvelee sekä prosessin kehittämistä että oman toimintamme suunnittelua.

Tehokas muistutus- ja perintäprosessi tukee saatavien hallintaa

Kortelainen kertoo, että saatavien kotiuttaminen on Intrumin palvelujen avulla tehostunut. LOASin kokemuksen mukaan Intrumin lähettämä maksumuistutus saa asukkaat reagoimaan erääntyneeseen laskuun aiempaa nopeammin. 

– Näkemyksemme mukaan sillä on merkitystä, että yhteydenotto erääntyneestä laskusta tulee perintään erikoistuneelta toimijalta: se tekee maksun hoitamisen tärkeyden selväksi. Samalla voimme ennaltaehkäistä asiakkaidemme maksuongelmien kasautumista, kun ongelmiin päästään tarttumaan ennen kuin velka kasvaa tai asia etenee pidemmälle perintään, Kortelainen sanoo.

Yhteistyö Intrumin kanssa on tuonut selkeyttä LOASin muistutus- ja perintäprosessiin sekä vapauttanut henkilöstön aikaa ydintoimintaan ja asukkaiden tukemiseen.

– Olemme olleet tyytyväisiä sekä palveluun että yhteistyöhön. Voin suositella Intrumia organisaatiolle, joka haluaa muistutus- ja perintätoimille selkeän prosessin ja asiantuntevan kumppanin, Kortelainen sanoo.

Mikä on LOAS?

LOASin tehtävä on tarjota Lappeenrannassa opiskeleville laadukkaita, kohtuuhintaisia ja opiskelijan elämäntilanteeseen sopivia asuntoja. Säätiö tarjoaa kodin yli 3 000 opiskelijalle eri puolilla Lappeenrantaa. Asuntojen lisäksi toiminnan keskeinen osa ovat asumista tukevat palvelut, jotka ovat lähellä asukkaan arkea. Vuokraan sisältyy esimerkiksi internetyhteys, ja asukkaille on tarjolla muun muassa huolto-, sauna- ja yhteistilapalveluja.

– Opiskelija on kaiken toimintamme keskiössä. Emme ajattele pelkästään asuntojen vuokraamista, vaan kokonaisvaltaisesti hyvää opiskelija-asumista, kuten asuntojen sijaintia, kohtuullisia asumiskustannuksia, toimivia palveluja, yhteisöllisyyttä sekä kiinteistöjen pitkäjänteistä ylläpitoa ja kehittämistä, Kortelainen painottaa.

Opiskelija-asuntosäätiönä LOAS on myös merkittävä kiinteistöomaisuuden haltija ja rakennuttaja. Toimintaan kuuluu olemassa olevan asuntokannan ylläpidon ja perusparantamisen lisäksi uuden opiskelija-asuntokannan rakentaminen. Toiminnassa painottuvat vastuullisuus, energiatehokkuus ja uusien ratkaisujen hyödyntäminen. Lue lisää: loas.fi

Käytössä olevat palvelut

• Muistutuspalvelu
• Perintäpalvelu

---

---