Tietosuojaseloste: Intrumin työhakijat

Olet hakemassa työpaikkaa Intrumilta. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan sinuun ja henkilötietoihisi, kun lähetät meille työhakemuksen. Intrum on kansainvälinen yhtiö, jolla on useita toimipisteitä eri maissa. Se Intrumin yksikkö, jolle lähetit hakemuksesi, vastaa henkilötietojesi suojaamisesta (rekisterinpitäjä). Tässä selosteessa kerrotaan, miten käytämme sinulta tai kolmansilta osapuolilta keräämiämme henkilötietoja työhakemusprosessin aikana.

Voimme aika ajoin päivittää tätä selostetta ilmoittamatta siitä sinulle, joten tarkista se säännöllisesti. 

Henkilötietojen lajit

Kun lähetät hakemuksesi meille, keräämme seuraavia tietoja:

• Yhteystiedot. Kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

• Tiedot ansioluettelostasi/CV:stäsi. Kuten työhistoria, koulutustiedot, osaaminen, kielitaito ja muu tieto, jonka olet sisällyttänyt ansioluetteloosi.
• Motivaatiokirje. Mahdolliset tiedot, jonka olet sisällyttänyt motivaatiokirjeeseesi.
• Pätevyys työhön. Saatat joutua osoittamaan, että sinulla on laillinen pätevyys hakemaasi työhön.
• Moitteettomuustodistus. Riippuen työtehtävän luonteesta ja työskentelymaasta, voimme pyytää sinua hankkimaan viranomaisilta lausunnon, jossa todistetaan, että sinua ei ole tuomittu mistään rikoksista, jotka tekisivät sinut esteelliseksi toimimaan kyseisessä tehtävässä.

Lisäksi, riippuen hakemastasi tehtävästä, voimme hankkia tietoa kolmansilta osapuolilta. Noudattaen yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004) hankimme sinua koskevat henkilötiedot ensisijaisesti sinulta.

Voidaksemme kerätä tietoa muualta meidän täytyy saada suostumuksesi ennen kyseisen tiedon hankkimista:

• Sisäiset hakemukset. Jos työskentelet jo Intrumilla ja haet sisäisesti toista paikkaa, voimme käyttää henkilöstörekisterissämme olevia tietoja täydentämään meille työtä hakiessasi antamiasi tietoja.
• Arviointi. Voimme pyytää sinua käymään läpi osaamisen, persoonallisuuden tai kognitiivisten kykyjen arvioinnin. Kyseiset arvioinnit toteutetaan yleensä käyttäen kolmansien osapuolten tietokoneohjelmaa tai kolmantena osapuolena yritystä, joka jakaa tulokset meidän kanssamme. Ennen kyseisen arvioinnin toteuttamista annamme sinulle sinun nimenomaiseen tilanteeseesi liittyviä lisätietoja.
• Työhönottoa edeltävä tarkastus. Riippuen työtehtävän luonteesta ja työskentelymaasta, voimme pyytää asiantuntijaa määrittelemään työhönottoa edeltävässä tarkastuksessa, onko olemassa seikkoja, joiden takia olisit esteellinen ottamaan vastaan kyseisen työtehtävän. Siitä, tehdäänkö tarkastusta ylipäätään sekä sen laajuudesta ja tarkoituksesta keskustellaan sinun kanssasi ennen tarkastuksen aloittamista.
• Suositukset. Voimme päättää hankkia suosituksia kanssasi aikaisemmin työskennelleiltä henkilöiltä. Otamme yhteyttä kyseisiin henkilöihin vain, mikäli olet antanut meille heidän nimensä ja yhteystietonsa. Jos olet jo Intrumin työntekijä, voimme pyytää suosituksia esimieheltäsi ja/tai kollegoiltasi, mutta vain jos olemme saaneet sinulta suostumuksen siihen.
  Voimme tietyissä olosuhteissa käsitellä arkaluontoisia tietoja, kuten tietoja etnisestä taustasta tai tietoa sukupuolesta varmistaaksemme, että meillä on monipuolinen työnhakijoiden ja työntekijöiden joukko. Käsittelemme kyseisiä tietoja vain, mikäli EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan ehdot täyttyvät.

Mainittujen tilanteiden lisäksi, noudattaen yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia käsittelemme vain työsuhteesi kannalta välttämättömiä henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hallintaan tai sinulle tarjoamiimme etuihin tai kyseisen työn erityisluonteeseen.

Ennen työsuhteen solmimista tarkistamme suostumuksellasi myös luottotietosi.

Edellä mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä tehtäessä sopimus Intrumin kanssa, ja mainittujen tietojen antamatta jättäminen voi estää työnhakijan osallistumisen rekrytointiprosessiin.

Käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Rekrytointi. Käsittelemme tietojasi varmistaaksemme, oletko pätevä ehdokas hakemaasi työtehtävään.
• Riitojen ratkaisu. Voimme käsitellä henkilötietojasi riitojen, valitusten tai oikeudenkäyntien ratkaisemiseksi.
• Lain noudattaminen. Voimme joutua käsittelemään henkilötietojasi lain tai oikeudellisen määräyksen noudattamiseksi.

Osapuolet, joilla voi olla pääsy tietoihisi

Rekisterinpitäjä voi jakaa henkilötietosi kolmansien osapuolten kanssa seuraavissa tilanteissa: 

• Mikäli saamme tietoja kolmansilta osapuolilta (kuten kuvattu edellä), annamme heille nimesi ja muut mahdolliset tarvittavat tiedot, jotta he voivat toimittaa meille asianmukaiset tiedot sinusta.
• Voimme jakaa henkilötietosi puolestamme toimivien muiden kolmansien osapuolten, kuten esim. palveluntarjoajan, kanssa. Tällaisissa tapauksissa nämä muut kolmannet osapuolet voivat käyttää henkilötietojasi ainoastaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin ja ainoastaan meidän ohjeidemme mukaan.
• Työntekijöillämme on pääsy henkilötietoihin. Tällaisessa tapauksessa pääsy myönnetään vain, jos se on välttämätöntä edellä mainittuihin tarkoituksiin ja vain mikäli työntekijää sitoo vaitiolovelvollisuus.
• Voimme antaa henkilötietosi muille Intrum-konsernin yhtiöille rekrytointia ja raportointia varten, mutta vain työntekijöille, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.
• Voimme jakaa henkilötietosi lain tai tuomioistuimen määräyksen niin edellyttäessä esimerkiksi oikeuslaitoksen tai muiden viranomaisten kanssa.

Henkilötietojesi sijainti

Euroopan talousalueella olevalla henkilökunnalla on pääsy henkilötietoihisi niiden ollessa hallussamme. Tietoihisi voi päästä käsiksi myös Sveitsistä, jossa on samantasoiset tietosuojalait kuin Euroopan Unionissa.

Intrum käyttää tietojesi säilyttämisessä palveluntarjoajina kolmansia osapuolia, jotka voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvallat, mutta ei siihen rajoittuen. Näissä maissa ei yleensä ole lakeja, jotka suojaavat henkilötietojasi samassa laajuudessa kuin Euroopan unionissa. Siksi Intrum varmistaa, että kyseisen kolmannen osapuolen kanssa on tehty sopimus, joka takaa henkilötietojesi suojaamisen. Ota yhteyttä alla olevia yhteystietoja käyttäen, jos haluat tietää lisää.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietosi rajallisen ajan ja poistamme henkilötietosi, kun niitä ei enää tarvita käsittelyä varten. Tämä tarkoittaa, että säilytämme tietosi hakuprosessin ajan ja poistamme ne löydettyämme sopivan hakijan. Mikäli valitsemme sinut tehtävään, säilytämme henkilötietosi rekisterissämme työntekijöitä koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.

Voimme käsitellä henkilötietojasi pidemmän aikaa hakuprosessin päätyttyä, jos vireillä on jokin riita-asia tai jos olet antanut meille luvan säilyttää henkilötietosi rekisterissä pidemmän aikaa.

Oikeudellinen peruste tietojesi käsittelylle

Käsittelemme henkilötietojasi sillä perusteella, että käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme toteuttamiseksi. Oikeutettu etumme on tässä tapauksessa pätevien hakijoiden rekrytointi. Joissain tapauksissa meidän edellytetään myös käsittelevän henkilötietojasi jonkin oikeudellisen velvoitteen takia.

Joiltain osin henkilötietojen käsittely on tarpeen myös työsopimuksen valmistelemiseksi.

Joissain tapauksissa paikallinen lainsäädäntö saattaa edellyttää meitä hankkimaan sinulta suostumuksen tietyn tyyppisten henkilötietojen käsittelyyn tai tiettyjen käsittelytoimien toteuttamiseen. Myös näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ja vain kyseisen oikeutetun edun täyttämiseksi tarpeelliset henkilötiedot kerätään.

Sinun tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeutesi

Sinulla on tiettyjä oikeuksia Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön nojalla.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Olet oikeutettu saamaan kopion sinua koskevista hallussamme olevista henkilötiedoista ja tietyistä niiden käyttöä koskevista yksityiskohdista.

Henkilötietosi toimitetaan sinulle yleensä kirjallisena, ellei toisin pyydetty, tai jos olet tehnyt pyynnön sähköisesti, jolloin tiedot toimitetaan sinulle mahdollisuuksien mukaan sähköisesti.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Toteutamme kohtuulliset toimet sen varmistamiseksi, että hallussamme olevat sinua koskevat tiedot ovat täsmällisiä ja täydellisiä. Jos asia ei kuitenkaan mielestäsi ole näin, voit pyytää meitä päivittämään tai korjaamaan tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, esimerkiksi mikäli keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen tai peruutat suostumuksesi. Tätä tulee kuitenkin arvioida suhteessa muihin seikkoihin. Esimerkiksi meillä voi olla lain tai muusta sääntelystä johtuvia velvoitteita, joiden takia emme voi noudattaa pyyntöäsi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Tietyissä tilanteissa olet oikeutettu pyytämään meitä lopettamaan henkilötietojesi käyttämisen, esimerkiksi jos arvelet, että hallussamme olevat sinua koskevat henkilötiedot saattavat olla epätarkkoja tai mikäli meidän ei mielestäsi enää tarvitse käyttää henkilötietojasi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus pyytää meitä siirtämään meille antamasi henkilötiedot valitsemallesi muulle kolmannelle osapuolelle.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa tietojen käsittelyä, josta on kyse useimmissa tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa käsittelytoimissa. Ellei meillä ole perusteltua syytä käsittelylle, emme enää käsittele henkilötietoja tällä perusteella sen jälkeen kun olet ilmoittanut vastustavasi sitä. Huomaa kuitenkin, että tämä tarkoittaa, ettemme voi huomioida hakemustasi.

Automatisoituihin yksittäispäätöksiin liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi. Intrum ei yleensä käytä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia rekrytointiprosessissa, mutta jos olet joutunut automatisoidun päätöksen kohteeksi, etkä ole samaa mieltä lopputuloksesta, voit ottaa meihin yhteyttä alla olevia yhteystietoja käyttäen ja pyytää meitä arvioimaan päätöksen uudelleen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Useimmissa tapauksissa henkilötietojesi käsittely ei perustu suostumukseesi. Saatamme kuitenkin kysyä suostumustasi tietyissä tapauksissa. Mikäli teemme niin, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käyttöön.

Oikeus tehdä valitus

Jos emme mielestäsi noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoja tietosuojavaltuutetusta ja valitusprosessista on osoitteessa www.tietosuoja.fi.

Yhteystiedot

Mikäli haluat ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme henkilötietojesi käsittelyä koskien, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@intrum.com