Perintä ulkomailla - hidasta, kallista, mahdotonta?

Osa suomalaisista yrityksistä tekee kauppaa ulkomaille tai heillä on tytäryhtiöitä eri maissa. Ja silloin väistämättä kohtaa asiakkaita, joiden laskun maksu viivästyy tai lasku uhkaa jäädä maksamatta. Kotimaiseen perintään löytyy usein oma, selkeä prosessi tai apua yhteistyökumppanilta. Mutta miten onnistuu perintä ulkomailla?

Suomalainen yritys toimii ulkomailla yleensä kahdella eri tavalla. Myymällä tuotteita tai palveluita ulkomaille ja laskuttamalla Suomesta käsin ulkomaisia asiakkaita. Yrityksellä voi myös olla oma yhtiö kohdemaassa, jolloin laskutus tapahtuu paikallisen yhtiön toimesta.

Kun ulkomaille tai ulkomailla laskutettu tuote erääntyy, on yrityksen oltava erityisen tarkkana. Nyt kuvaan astuu paikallisen maan lainsäädäntö, tavat ja kieli. Ne määrittelevät millä syklillä asioista voi muistuttaa, milloin ja miten periä, millaisin määrämuodoin ja miten prosessi ylipäänsä etenee. Lainsäädäntö eroaa jopa EU:n sisällä ja esimerkiksi Norjassa muistutuksia säätelee tarkka määrämuotoisuus.

Yleistä onkin, että Suomessa yrityksen muistuttamisesta ja perinnästä on selkeä prosessi ja yrityksellä on näkymä myyntisaatavien kotiutumiseen ja niihin kohdistuviin riskeihin. Ulkomaisten laskujen maksuviiveiden prosessi saattaa kuitenkin puuttua eikä näkymää maksuista ole. Näin ei myöskään tunnisteta riskialttiita tilanteita sekä asiakkuuksia ja jäljellä on vain epämääräinen tunne ”ulkona olevista varoista”. Kun ymmärrys maksuviiveestä lopulta havahduttaa toimimaan, on edessä tavanomaista pidempi odotus.

Yritysten omatoiminen ulkomainen perintä onkin analyysiemme mukaan monesti keskimäärin kotimaista perintää hitaampaa ja onnistuu heikommin. Tämä johtuu yrityksen ulkomaisiin saataviin liittyvien prosessien epäselvyyksistä ja paikallisen kielen sekä lainsäädännön tuntemuksen puutteesta.

Keskiarvoja ulkomaisesta perinnästä:

  1. Noin 20 % laskuista erääntyy (ts. asiakas maksaa myöhässä).
  2. Muistuttamisella saadaan keskimäärin ¾ maksamaan, ¼ siirtyy perintään.
  3. Muistutusvaiheen jälkeinen vapaaehtoinen perintä voi kestää jopa 45-90 päivää laskun alkuperäisestä eräpäivästä.

Tunnista ongelmat ja laske hyöty

Usein yritysten oma osaaminen ulkomailla tapahtuvan perinnän lainsäädännöistä on hataraa ja työ jää joko suomalaisen tai paikallisen yhtiön reskontranhoitajalle. Kun asioita pitää tehdä 20 eri maan osalta 20 eri tavalla, on todennäköistä että prosessista on lipsuttu monet kerrat ja kokonaisnäkymä tavoiteltuihin myyntisaamisiin jää hämäräksi. Ongelmia aiheuttaa myös puuttuva dokumentaatio, jota vaaditaan erityisesti perinnässä ja oikeuteen mentäessä. Ja ilman riittäviä asiakastietoja asiakasta on jo lähtökohtaisesti vaikea tavoittaa.

Perinnän onnistumisen arvioinnissa tulisi niin Suomessa kuin ulkomaillakin, omana tai kumppanin osalta käyttää samoja kriteerejä:

  • Miten nopeasti myyntisaamiset ulkomailla/ulkomailta kotiutuvat?
  • Miten oikeita ja toimivia toimenpiteet ovat (toisin sanoen; mikä osuus niistä kotiutuu, miten vähän aiheuttaa reklamaatioita)?
  • Miten läpinäkyvää perinnän eteneminen on?
  • Miten tyytyväisiä yrityksen asiakkaat ovat myös silloin, kun asiasta joudutaan muistuttamaan tai perimään?
  • Miten arvioidaan hyvät perintäkäytännöt? (Lähtökohtaisesti perinnän läpinäkyvyys mahdollistaa onnistumisen vertailun eri maiden välillä.)
  • Miten lasketaan välittömät kustannukset? Mikä on vaadittava resurssi (henkilötyö, it-järjestelmät) ja sen arvo omana toimintana tai kumppanin kautta? Kumman hyötysuhde on yrityksen kannalta tehokkaampi?

Määrittele laskutusprosessi maittain

Perinnän onnistumiseen yritys vaikuttaa jo laskutusvaiheessa. On suositeltavaa määritellä, milloin laskusta muistutetaan missäkin maassa, jotta prosessin kokonaiskesto säilyy yritykselle kestävänä. Jos paikalliset lainsäädännölliset prosessit ovat pitkiä, kannattaa laskun siirtoa muistutusvaiheeseen ja edelleen perintään nopeuttaa. Nopeammin laskuttamalla saadaan myös mahdolliset reklamaatiot pikaiseen käsittelyyn, jonka jälkeen laskua voidaan joko korjata tai asia viedään nopeammin perintään.

Entäpä oikeudellinen perintä?

Riittävän tiheä laskutusväli ja oikea maksuehto, nopea muistuttaminen sekä vapaaehtoisen perinnän koko keinovalikoiman käyttö (kirjeet, soitot, sähköpostit, street collection, luottotietotutkimukset) ovat tehokkaita tapoja saamisten kotiuttamiseen. Ulkomailla oikeudellinen perintä voi olla hyvin kallista ja niissä voi olla haasterajoja, jotka nousevat aina tuhansiin euroihin asti. Ennen oikeuteen lähtemistä onkin syytä selvittää kuluriski, se helpottaa päätöstä mahdollisesta etenemisestä.

Milloin on hyvä miettiä kumppania?

Jos reskontrassa näkyy maksamattomia ulkomaisia saatavia, on asiaa syytä ainakin selvittää. Hyvä keino arvioida tilannetta on katsoa reskontralistausta erääntyneistä saatavista. Silloin yleensä selviää reskontran todellisuus ja profiili vanhojen saatavien osalta. Pelkkien tehtyjen maksusuunnitelmien määrä ei riitä, vaan on tärkeää katsoa ovatko ne toteutuneet ja jos eivät, miten on reagoitu. On syytä myös miettiä, missä omat resurssit ovat nyt ja miten paljon ne vievät aikaa ydinliiketoiminnalta.

Mietinnässä oli erääntyneiden saatavien käsittely 13 maan sisällä. Säästimme paljon rahaa ja aikaa kun sujuvoitimme prosessia antamalla Intrumin huolehtia maksamattomista saatavista kaikissa maissa. Olennaista oli myös se, että kaikki tapahtuu yhden järjestelmän kautta. Vaikeimmat tapaukset hoidetaan yhä paikallisesti, paikallisten lakisääteisten vaatimusten mukaisesti, paikallisella kielellä, Intrumin asiakaspalveluhenkilökunnan toimesta.
Jaye Smith, Basware Oyj

Yhteistyökumppani auttaa usein järjestelmällisen prosessin luonnissa ja tuo läpinäkyvyyttä yrityksen erääntyneitten saatavien hallintaan. Samalla epäselvyyksiin käytetty aika vähenee, kun ne tunnistetaan nopeammin. Kumppanin tulee hallita eri maiden lainsäädäntö, kielivaatimukset ja paikalliset tavat. Ideaalitilanteissa kumppanilla on kohdemaassa myös oma toimisto tai paikallinen asiamies. Näin yritys varmistaa, että perintä täyttää kaikki lain vaateet ja käytännöt ovat paikalliselle asiakkaalle tuttuja. Tämä on tärkeää, sillä pienikin asia voi vaikuttaa asiakkaan halukkuuteen maksaa lasku.

Jos et ole varma miten oma yrityksenne kansainvälisessä perinnässä suoriutuu, niin autan mielelläni. Kysyminen ei koskaan maksa mitään.

 

Max Puumalainen
Yhteyspäällikkö - kansainvälinen perintä
Intrum

 

Intrum tarjoaa niin pienille kuin suurille yrityksille kansainvälisiä muistutus- ja vapaaehtoisen perinnän palveluita sekä tarvittaessa oikeudellista perintää. Intrumilla on konttoreita 24 Euroopan maassa ja tämän lisäksi globaali asiamiesverkosto yli 100 maassa. Yrityssaatavissa kansainvälisen perinnän onnistumisprosentti on optimoidussa prosessissa yli 90. Intrum - kansainvälinen perintä