Tietosuojaseloste: Intrumin toimeksiantajat, toimittajat ja muut osapuolet

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietojasi nykyisen tai tulevan toimeksiantajamme, toimittajamme tai yhteistyökumppanimme edustajana.

Siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, jotka olet toimittanut meille tarjoamiemme palvelujen suorittamista varten, kerrotaan tarkemmin täällä.

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tehdä sinun tai edustamasi yrityksen kanssa sopimuksen ja toimia sen mukaisesti. Riippuen siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme, saatamme myös käsitellä verkkosivustojemme tai toimipaikkojemme kävijöiden henkilötietoja.

Käsittelemme henkilötietojasi vain siinä tapauksessa, että tietojen käsittelyyn on lainmukainen peruste. Saatamme käsitellä henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin tai asiakassuhteen muodostamiseen ja ylläpitoon liittyviin tarkoituksiin tai varmistaaksemme työntekijöidemme ja yrityksemme turvallisuuden. Tietojasi voidaan käsitellä myös lakisääteisten velvoitteidemme, kuten rahanpesua koskevan lainsäädännön noudattamiseksi. Käsittely tapahtuu joko sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa sinä tai edustamasi yritys on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. Silloin, kun se on oikeutetun etumme mukaista, saatamme käyttää henkilötietojasi myös tarjotaksemme tietoa sinua mahdollisesti kiinnostavista palveluistamme, ennusteista, analyyseista, tapahtumista ja koulutuksista, tai hoitaaksemme meidän ja edustamasi yrityksen väliseen yhteistyösuhteeseen liittyviä välttämättömiä tai tarpeellisia asioita.

Säilytämme henkilötietojasi turvallisesti tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme ja miksi?

Säilytämme ainoastaan sopimus- tai yhteistyösuhteen hallinnoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Viestintää sekä turvallista ja asianmukaista tunnistamista varten tarvitsemme yrityksen edustajana nimesi, tehtävänimikkeesi ja yhteystietosi, kuten osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen sekä muita sopimussuhteen ylläpitämisen edellyttämiä tietoja.

Rahanpesun vastaiseen toimintaan liittyvien lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi saatamme lisäksi tarvita kopion passistasi tai vastaavasta henkilötodistuksesta ja näihin liittyviä tietoja.

Työntekijöidemme turvallisuuden vuoksi ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi toimipaikoissamme asioivia saatetaan pyytää ilmoittamaan nimensä ja yhteystietonsa. Poistamme kyseiset henkilötiedot lyhyen ajan kuluttua, ellei niiden säilyttämiseen ole lakisääteistä velvollisuutta.

Meillä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa henkilötiedot viranomaistarkastusten yhteydessä. Meillä on myös lakisääteinen velvollisuus pyrkiä torjumaan petoksia, rahanpesua ja muuta rikollista toimintaa sekä luovuttaa näihin liittyviä tietoja viranomaisille.

Yhteistyön luonteesta ja kohdemaasta riippuen saatamme pyytää rahanpesuasiantuntijaa selvittämään, onko sinulla tai edustamallasi yrityksellä jostakin syystä mahdollisesti este osallistua kyseiseen toimeksiantoon.

Käsittelemmekö arkaluonteisia tietoja?

Ellei kanssasi ole toisin sovittu tai ellei käsittely ole välttämätöntä oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai puolustamiseksi, emme käsittele henkilötietojen erityisryhmiä eli niin sanottuja arkaluonteisia henkilötietoja, kuten rotua tai etnistä taustaa, poliittista, uskonnollista tai aatteellista vakaumusta, ammattiliiton jäsenyyttä, terveydentilaa tai sukupuolielämää koskevia tietoja. 

Luovutammeko henkilötietoja ulkopuolisille?

Luovutamme henkilötietoja palveluntarjoajille, jotka avustavat meitä ja/tai tuottavat osan palveluistamme. Tällaisia ovat esimerkiksi tulostus- ja postituspalvelut, puhelin- ja viestiliikennettä tarjoavat palvelut sekä asianajopalvelut. Saatamme myös luovuttaa henkilötietojasi toimeksiantajillemme, jos edustat toimittajaa, joka tuottaa osan toimeksiantajille tarjoamistamme palveluista. Tietoja voidaan joutua luovuttamaan myös viranomaisille.

Työntekijöillämme on pääsy henkilötietoihin. Työntekijä saa pääsyn henkilötietoihin ainoastaan, jos se on edellä kuvattuja tarkoituksia varten tarpeellista ja työntekijää sitoo salassapitovelvollisuus.

Siirretäänkö henkilötietoja ulkomaille?

Olemme osa Intrum-konsernia, joten tietoja saatetaan siirtää toiseen maahan. Siinä tapauksessa huolehdimme siitä, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisia asianmukaisia suojatoimia noudatetaan. Pääsääntöisesti henkilötietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Käytämme myös ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka huolehtivat käsittelemiemme tietojen säilyttämisestä tai vastaavista palveluista ja joilla saattaa olla pääsy käsittelemiimme henkilötietoihin. Nämä palveluntarjoajat saattavat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella, muun muassa Yhdysvalloissa. Emme koskaan siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle varmistamatta henkilötietojen suojaa ja turvallista käsittelyä. Sen vuoksi huolehdimme siitä, että mahdolliset vastaanottajat ovat allekirjoittaneet EU:n mallisopimuslausekkeet ennen siirtoa tai että kyseisen maan tietosuojalainsäädäntö takaa Euroopan komission päätöksen mukaan riittävän suojan. Saatamme myös tukeutua Privacy Shield -ohjelmaan, jonka kautta ohjelmaan osallistuvat yhdysvaltalaiset yritykset sitoutuvat noudattamaan tiukempaa yksityisyydensuojaa kuin Yhdysvaltain lainsäädäntö edellyttää. Saatamme luovuttaa tietoja näiden ryhmien ulkopuolelle siinä tapauksessa, että lainsäädäntö edellyttää sitä, esimerkiksi petosten torjumiseksi.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen sitä laillista tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty. Säilytysaika voi määräytyä esimerkiksi kirjanpitolain asettamien vaatimusten mukaisesti. Säilytämme tietoja myös sopimuksen päättymiseen asti ja/tai niin kauan, että vanhentumisaika erilaisten korvausvaatimusten esittämiselle on kulunut voidaksemme puolustaa itseämme oikeudellisia vaatimuksia vastaan.  Meillä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus säilyttää henkilötietoja tietyn ajan petosten torjumista ja havaitsemista, rahanpesun havaitsemista ja toteen näyttämistä ja tilintarkastusta varten.

Tiedot poistetaan aina kokonaan myös varmuuskopioista siinä vaiheessa kun tiedot sisältävä tallennusmedia käytetään uudelleen varmuuskopiointikäytäntömme mukaisesti. Mikäli pidempään säilytettävältä tallennusmedialta palautetaan tiedostoja, samassa yhteydessä sieltä poistetaan muut, mahdollisesti vanhentuneet tiedot määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti.

Oletko automaattisen päätöksenteon kohteena?

Emme käytä henkilötietojasi automaattiseen päätöksentekoon.

Mitä oikeuksia sinulla on?

On tärkeää, että ymmärrät, että käsittelemme henkilötietojasi luotettavasti ja turvallisesti. Vaikka emme tarvitse suostumustasi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on kuitenkin monia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksia.

 

Tarkastusoikeus 

Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, miten henkilötietojasi käsitellään. Tämä koskee muun muassa seuraavia tietoja:

  • Miksi käsittelemme henkilötietoja
  • Mitä henkilötietoryhmiä käsittelemme
  • Kenelle luovutamme henkilötietoja
  • Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja tai säilyttämisajan määrittämisen perusteet
  • Mitä oikeuksia sinulla on
  • Mistä olemme saaneet henkilötietosi (ellemme ole saaneet niitä sinulta
  • Liittyykö käsittelyyn automaattista päätöksentekoa
  • Jos henkilötietosi on siirretty Euroopan talousalueen ulkopuoliseen maahan, kuinka varmistamme henkilötietojen suojan

Kaikki edellä mainitut tiedot on esitetty tässä tietosuojaselosteessa. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös itseäsi koskevista henkilötiedoista, joita käsittelemme. Ylimääräisistä jäljennöksistä veloitetaan kuitenkin maksu.

Korjausoikeus 
On tärkeää, että hallussamme olevat tiedot pitävät paikkansa. Jos henkilötiedoissa on virheitä (esimerkiksi nimen- tai osoitteenmuutoksen takia), niistä on hyvä ilmoittaa meille. 

Oikeus tulla unohdetuksi 
Jos mielestäsi käsittelemme henkilötietoja lainvastaisesti, esimerkiksi tarpeettoman pitkään, voit pyytää meitä poistamaan tiedot.

Oikeus rajoittamiseen 

Henkilötietojensa korjaamista pyytäneellä tai niiden käsittelyä vastustaneella henkilöllä on oikeus rajoitettuun käsittelyyn, kunnes olemme ehtineet selvittää asian vahvistaa henkilötietojen paikkansapitävyyden tai muuttaa niitä saamiemme ohjeiden mukaisesti. Henkilötietoja voidaan tällöin käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisten vaatimusten yhteydessä, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeän yleisen edun edellyttäessä käsittelyä.

Voit myös vaatia, että henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan, jos käsittely on mielestäsi lainvastaista, mutta et halua, että henkilötiedot poistetaan.

Vastustamisoikeus 
Sinulla on oikeus kieltää meitä käsittelemästä henkilötietojasi, jos katsot, ettei meillä ole oikeutta käsitellä niitä. Voit vastustaa käsittelyä myös, mikäli käsittelyn perusteena on meidän oikeutettu etumme. Tällöin jatkamme tietojen käsittelyä vain siinä tapauksessa, että kykenemme perustelemaan tämän sinun etujasi, oikeuksiasi ja vapauksiasi painavammilla pakottavilla syillä. Meillä on kuitenkin aina oikeus käsitellä henkilötietojasi, jos se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten esittämiseksi tai puolustamiseksi. Sinulla on myös koska tahansa oikeus kieltää sinuun kohdistuva suoramarkkinointi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 
Sinulla on oikeus saada meiltä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa itseäsi koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut meille käsiteltäviksi suostumuksen perusteella tai sopimuksen toteuttamiseksi. Sinulla on myös oikeus pyytää, että kyseiset tiedot siirretään toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus 
Jos olet tyytymätön vastaukseemme tai katsot, että käsittelemme tietojasi epäoikeudenmukaisesti tai lainvastaisesti, voit valittaa tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa tietosuojavaltuutetusta ja valitusmenettelystä on saatavissa osoitteessa www.tietosuoja.fi.

Suostumuksen peruuttaminen 
Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus niiden käsittelytoimenpiteiden osalta, jotka perustuvat suostumukseen. Siinä tapauksessa lopetamme kyseiseen lainmukaiseen perusteeseen perustuvat käsittelytoimenpiteet.

Ilmoitamme oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvistä pyynnöistäsi myös muille tahoille, joille olemme mahdollisesti luovuttaneet henkilötietojasi.

Miten voit valittaa tietojesi käytöstä tai käyttää oikeuksiasi?

Jos haluat valittaa henkilötietojesi käsittelystä tai johonkin edellä mainittuun oikeuteesi liittyvästä asiasta, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme asian selvittämiseksi.

Tietosuojavastaava: tietosuoja@intrum.com

Tietosuojavastaavamme vastaa mielellään tarkempiin kysymyksiin siitä, miten käsittelemme henkilötietoja.